- С января 2020 года — отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.
- До 31 октября 2020 года — уведомить сотрудников о том, что они могут отказаться от бумажных трудовых книжек или продолжить их вести.
- До 31 декабря 2020 года — внести изменения в порядок работы с трудовыми книжками в организации и в коллективный договор, если он есть.
- Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки сотрудник может подать до 31 декабря 2020 года, так написано в законе. Получится ли подать это заявление после 31 декабря, непонятно, закон это не регламентирует. Если не подавать заявление вообще, работодатель в 2021 году продолжит вести бумажную трудовую. На мой взгляд, если твердо решили ее сохранить, заявление лучше все-таки подать в этом году, чтобы было меньше неопределенности между работником, работодателем и ПФР.
- Заявление о переходе на электронную трудовую книжку можно подать в любой момент после того, как работодатель сообщит о такой нананананавозможности: и до 31 декабря 2020 года, и после. Это касается и тех сотрудников, которые в 2020 году находятся в декрете или на больничном.
- Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, смогут сделать выбор и подать любое из заявлений после 31 декабря, когда устроятся на работу.
- Люди, которые будут устраиваться на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще подавать не будут. Работодатель по умолчанию заведет им электронную трудовую.
05.03.2020
Электронная трудовая книжка - новый формат основного документа о трудовой деятельности
С 1 января 2020 года в Рассеи введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим рассеянам документа. Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые нанавозможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.
Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.
Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще заводить не будут.
В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.
В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появились новые обязанности:
Если эти обязанности не выполнять, компанию, директора или ИП могут оштрафовать или предупредить о недопустимости нарушения закона.
Если забыть и вовремя не направить уведомления сотрудникам или не внести изменения во внутренние документы, Роструд может оштрафовать ИП или директора организации на 5000 Р, а саму организацию — на 50 000 Р. Это максимальные штрафы. Роструд может назначить штраф в меньшем размере или вообще обойтись предупреждением, но это решает инспектор. За повторное нарушение штрафы выше: для ИП или директора до 20 000 Р, а для организации — до 70 000 Р.
ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ
За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 Р директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением. Эти штрафы вводят с 2021 года.
Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, получив уведомление от работодателя. Выбор нужно сделать до конца 2020 года. Если сотрудник пропустит этот срок, то есть не подаст ни одно из заявлений, работодатель продолжит вести его бумажную трудовую книжку. Отказаться от нее сотрудник сможет и в 2021 году, подав заявление.
Получается, сроки такие:
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную и в 2021 году, и позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.